Dibeberapa hotel sebagian besar receptionist tidak hanya menangani check in, tetapi juga menangani tamu check out. seorang reception harus menyambut tamu dengan hangat setiap tamu datang serta memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan dengan senyum yang ramah, tetapi pada dasarnya reception memiliki aktivitas dasar penerimaan tamu. sebelum mempelajari aktivitas dasar penerimaan tamu alangkah lebih baik mengetahui dahulu tugas penerima tamu, yaitu:

• menyambut kedatangan tamu
• memproses pendaftaran tamu
• menjual kamar dan fasilitas yang tersedia di hotel
• mengatur dan memelihara cacatan tamu
• menyediakan layanan informasi kepada departemen lain di hotel
• mengkoordinir layanan keberangkatan tamu

tata cara mempersiapkan kedatangan tamu:

1. membaca log book
 log book (buku harian) adalah buku catatan yang berisi hal hal masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas penerima tamu pada shift berikutnya.
informasi yang biasanya didapat antara lain:
a. pindah kamar
b. tamu tanpa barang bawaan
c. persiapan yang belum selesai dan memerlukan tindak lanjut dari kedatangan VIV, rombongan dan sebagainya.

2. akurasi rak status kamar
rak kamar merupakan salah satu kelengkapan penerimaan tamu yang penting(room status board). rak ini biasanya terbuat dari metal atau kayu dimanabagian yang berupa kotak kecil tempat menyimpan slip kamar disebut dengan cascet.
informasi yang terdapat pada rak kamar adalah:
a. lokasi kamar, seperti 103 menghadap kebun atau 104 menghadap pantai
b. nomor kamar
c. harga kamar
d. status kamar
 contoh dari slip kamar

104  Sudarsono H,MR. (1) Rp 900.000,-    05/03
        Jl. Pedurenan no.28                             03/03
        Bekasi-barat
        Indonesia

        P/A By Cash Rp 1.350.000,-               HEL

Pada hotel yang menggunakan sistem komputer, maka rak status kamar secara manual tidak populer lagi, namun prinsipnya merupakan alat pemberi informasi tentang status kamar setiap harinya

3. menghitung kamar
tujuan penghitungan kamar adalah untuk mengetahui ada atau tidaknya kamar yang tersedia untuk dijual pada hari itu, khususnya untuk tamu walk in (tiba tanpa pemesanan).
saat-saat yang sebaiknya dilakukan penghitungan kamar:

• Jam 08.00  : agar shift pagi dapat memberitahukan pada atasan saat pertemuan pagi
• Jam 11.00 : memberi gambaran jelas akan adanya perpanjangan tinggal di hotel
• Jam 15.00 : untuk memberitahukan status kamar pada shift berikutnya
• Jam 17.00 : berpedoman pada laporan tata graha

rumus penghitungan kamar:

kamar kosong                  :  40
kamar yang berangkat     :  14  +
jumlah                              : 54
kamar yang akan tiba       : 50   -
jumlah kamar                   :  4

4. memblok kamar (blocking room)
memblok kamar adalah kegiatan menetapkan kamar untuk tamu yang memesan kamar sebelum kedatangannya. tujuannya adalah agar tamu yang telah memesan kamar pasti mendapat kamar sesuai pesanannya.
bagi hotel-hotel yang masih manual kegiatan memblok kamar terdiri dari:
a. menyelipkan blocking card pada rak kamar sesuai dengan nomor kamar yang ditentukan
b. mencantumkan nomor kamar pada yang di blok
c. blocking card dibuat dari kertas manila, ukurannya sama dengan rak kamar

contoh blocking card

201     Heranti S, MRS(1)                  05/03
           GOLDEN TRIANGEL
           Bali

           (Blocked Room)                      SHI

5. Laporan status kamar (room status report)
infomasi laporan status kamar antara lain : occupied, vacant, out of order, house use. laporan tersebut harus diinformasikan kepada departemen lain, salah satunya adalah tata graha, dan jika ada perbedaan status kamar maka akan dibuat room discrepancy report.

6. expected arrival list
expected arrival list adalah daftar yang menyajikan informasi tentang tamu yang diharapkan tiba pada hari tertentu. dari memeriksa daftar ini petugas penerima tamu akan mempesiapkan:
a. kamar-kamar untuk tamu yang memiliki reservasi dan diharap tiba pada hari itu
b. nomor-nomor kamar yang dapat dijual untuk tamu-tamu tanpa reservasi (walk in)

7. guest history record
catatan riwayat kunjungan tamu yang berisikan informasi tentang tamu tamu yang pernah menginap di hotel. jika catatan riwayat kunjungan tamu tiba ada, maka data yang terdapat pada expected arrival list harus dicocokkan atau diperiksa kembali. manfaat dari daftar ini adalah untuk meningkatkan pelayanan di hotel dan untuk mempersiapkan pra pendaftaran khususnya bagi tamu VIV atau frequent ste. jika tamu tersebut adalah tamu langganan maka dapat diberikan pelayanan yang lebih baik seperti memberikan guest amenities

8. tamu tamu yang akan tiba dengan permintaan khusus (expected arrival with special request)
tamu yang tiba dengan permintaan khusus juga menjadi perhatian petugas penerima tamu melakukan persiapan kedatangan tamu. beberapa tamu mungkin meminta ppelayanan tambahan pada saat melakukan reserpasi, hal ini harus diinformasikan dan dipersiapkan pada departemen yang terkait, misalnya:
a. tamu yang membawa bayi, biasanya disiapkan baby coat
b. tamu yang sudah tua, biasanya disiapkan water scoop atau gayung

9. daftar tamu penting (list of impirtant guest)
banyak hotel memberikan perhatian khusus pada tamu penting, tujuan dari dikelompokkannya tamu di hotel adalah:
a. menyambut tamu penting dengan hangat
b. memberikan penghargaan kepada merekak
c. memperhatikan keberadaan mereka

yang termasuk dalam kelompok tamu penting di hotel adalah kedudukan, jabatan, pentingnya posisi mereka terhadap hotel serta manfaat baik bagi hotel untuk kerjasama yang positif di waktu mendatang, pengelompokkan tersebut adalah:
- VIPs tergolong menjadi
- VVVIP: presiden, wakil dan perdana mentri
- VVIP: mentri, deputi, owener, ketua lembaga tinggi negara
- VIP: dirjen, advisor
- IV: direktur, GM, sister hotel dan lain lain

CIPs contohnya adalah: executive of largw corporate account holders, important journalist and media staff, travel agents and tour company staff, dan tamu tamu yang memberikan peluang bisnis bagi hotel.

SPATTs (special attention guest),xadalah tamu tamu yang memerlukan extra perhatian tamu dengan tongkat(guest with hadcaped), orang cacat, orang sakit, tamu yang tinggal lama, wanita yang melakukan perjalanan sebdiri, wanita hamil dan tamu yang membawa bayi.

10. persiapan lain kedatangan tamu(other preparation for guest arrivals)
persiapan lain yang perlu dilakukan untuk kelancaran tugas menerima tamu tiba adalah:
a. persiapan dokumen registrasi(kususnya pre-register dan disaat kedatangan tamu akan ramai)
b. persiapan kunci kunci kamar dan informasi
c. memeriksa surat surat untuk tamu yang belum tiba
d. menyiapkan alat alat tulis dan kelengkapan lain yang selalu diperlukan dalam proses penanangan penerimaan tamu.